Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną: Afterbell

Wersja: 1.0
Data sporządzenia: 18 sierpnia 2026 r.
Data wejścia w życie: 18 sierpnia 2026 r.

Dokumenty powiązane: Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (umowa-powierzenia-dpa.md, Załącznik nr 2) oraz Polityka Prywatności (polityka-prywatnosci.md, Załącznik nr 3). Pojęcia zdefiniowane w § 2 mają to samo znaczenie we wszystkich trzech dokumentach.

§ 1. Postanowienia ogólne

Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi Afterbell przez JLP VISION spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
Usługodawcą jest:

JLP VISION SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Kawka 33B, 21-025 Niemce, Polska
KRS: 0001106546, NIP: 7133132023, REGON: 528679483
adres e-mail: jakub@afterbell.pl

Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców i jest świadczona w związku z prowadzoną przez Klienta działalnością gospodarczą lub zawodową. Usługa nie jest kierowana do konsumentów.
Regulamin jest nieodpłatnie udostępniony na stronie afterbell.pl w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.

§ 2. Definicje

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

Usługodawcy: rozumie się przez to JLP VISION sp. z o.o., dane w § 1 ust. 2;
Kliencie: rozumie się przez to przedsiębiorcę, który zawarł z Usługodawcą Umowę; w praktyce salon kosmetyczny, fryzjerski, gabinet kosmetologii lub medycyny estetycznej;
Usłudze lub Afterbell: rozumie się przez to usługę polegającą na udostępnieniu Klientowi asystenta opartego na sztucznej inteligencji, który w imieniu Klienta odpowiada na zapytania Klientów Końcowych, w zakresie opisanym w § 3;
Kliencie Końcowym: rozumie się przez to osobę, która kontaktuje się z Klientem za pośrednictwem kanałów obsługiwanych przez Usługę;
Kanałach Tekstowych: rozumie się przez to wiadomości prywatne Instagram, wiadomości Facebook Messenger oraz wiadomości SMS;
Kanale Głosowym: rozumie się przez to połączenia telefoniczne odbierane lub wykonywane przez asystenta głosowego, dostępne w Planie Pro i w Planie Sieć;
Kanałach: rozumie się przez to łącznie Kanały Tekstowe i Kanał Głosowy, w zakresie objętym Planem wykupionym przez Klienta;
Planie: rozumie się przez to wariant Usługi wybrany przez Klienta spośród wariantów opisanych w § 7: Plan Salon, Plan Pro albo Plan Sieć;
Bazie Wiedzy: rozumie się przez to zestaw informacji dostarczonych przez Klienta: cennik, opis usług, godziny otwarcia, skład zespołu i inne informacje wykorzystywane przez Usługę do udzielania odpowiedzi;
Obsłużonej Konwersacji: rozumie się przez to jednostkę rozliczeniową zdefiniowaną w § 9;
Minucie Głosowej: rozumie się przez to jednostkę rozliczeniową zdefiniowaną w § 10;
Limicie: rozumie się przez to maksymalną liczbę Obsłużonych Konwersacji oraz maksymalną liczbę Minut Głosowych przypadających na jeden Okres Rozliczeniowy w ramach wykupionego Planu, określoną w § 7;
Panelu: rozumie się przez to interfejs internetowy, w którym Klient widzi zestawienie Obsłużonych Konwersacji, stan wykorzystania Limitu oraz wynikające z konwersacji rezerwacje;
Okresie Rozliczeniowym: rozumie się przez to okres miesięczny liczony od dnia Uruchomienia Usługi, zgodnie z § 6 ust. 2;
Wdrożeniu: rozumie się przez to czynności konfiguracyjne poprzedzające Uruchomienie Usługi, w tym podłączenie Kanałów i wprowadzenie Bazy Wiedzy;
Protokole Wdrożenia: rozumie się przez to dokument, o którym mowa w § 8 ust. 4;
Umowie: rozumie się przez to umowę o świadczenie Usługi zawartą na zasadach określonych w § 5;
Umowie Indywidualnej: rozumie się przez to odrębną umowę zawieraną z Klientem korzystającym z Planu Sieć, o której mowa w § 12;
Kryterium: rozumie się przez to jedną, mierzalną wartość progową, od której zależy gwarancja z § 8, uzgadnianą przed Uruchomieniem Usługi i zapisywaną w Protokole Wdrożenia;
Numerze Afterbell: rozumie się przez to numer telefonu udostępniony Klientowi przez Usługodawcę, na który Klient kieruje nieodebrane połączenia i z którego prowadzona jest komunikacja SMS; Klient zachowuje swój dotychczasowy numer;
Przekierowaniu Warunkowym: rozumie się przez to ustawienie w telefonie lub u operatora Klienta, dzięki któremu połączenie nieodebrane przez Klienta trafia na Numer Afterbell;
Kampanii: rozumie się przez to wysyłkę wiadomości inicjowaną przez Usługę, a nie będącą odpowiedzią na wiadomość Klienta Końcowego, w dwóch wariantach: wypełnienie zwolnionego terminu oraz reaktywacja; zasady określa § 14 ust. 8;
Wartości Umówionych Wizyt: rozumie się przez to kwotę prezentowaną w Panelu, obliczaną jako suma cen z cennika Klienta dla wizyt potwierdzonych w rozmowie obsłużonej przez Usługę; nie jest to przychód Klienta ani kwota gwarantowana, zob. § 3 ust. 8;
RODO: rozumie się przez to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.;
Umowie Powierzenia: rozumie się przez to umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zawieraną na podstawie art. 28 RODO, o której mowa w § 15;
Polityce Prywatności: rozumie się przez to politykę prywatności serwisu afterbell.pl, dostępną na tej stronie, stanowiącą Załącznik nr 3 do Regulaminu.

§ 3. Zakres Usługi

W ramach każdego Planu Usługodawca zapewnia:
automatyczne odpowiadanie na wiadomości Klientów Końcowych w Kanałach Tekstowych (Instagram, Facebook Messenger, SMS), w oparciu o Bazę Wiedzy;
wysyłkę wiadomości SMS po nieodebranym połączeniu telefonicznym na numer wskazany przez Klienta;
kontakt następczy (follow-up) z Klientami Końcowymi, którzy wyrazili zainteresowanie usługą i nie dokonali rezerwacji, z zastrzeżeniem § 14;
przekazanie rozmowy do obsługi przez personel Klienta w przypadku zapytań oznaczonych jako wrażliwe lub medyczne, zgodnie z § 4 i § 15;
dostęp do Panelu, w którym Klient widzi listę zapytań (leadów), historię rozmów i stan wykorzystania Limitu;
działanie asystenta całą dobę, siedem dni w tygodniu, w zakresie odpowiadania na wiadomości i oddzwaniania, chyba że Klient ustawi inaczej w Panelu (§ 16 ust. 1);
Wdrożenie bez odrębnej opłaty, zgodnie z § 6 ust. 3.
W ramach Planu Pro Usługodawca zapewnia dodatkowo:
odbieranie połączeń telefonicznych przez asystenta głosowego prowadzącego rozmowę w języku polskim;
oddzwanianie na nieodebrane połączenia, zgodnie z § 10 ust. 6;
priorytetowe wsparcie, zgodnie z § 16 ust. 4;
miesięczny przegląd wyników, zgodnie z § 16 ust. 5.
W ramach Planu Sieć Usługodawca zapewnia dodatkowo:
obsługę wielu lokalizacji Klienta we wspólnym Panelu;
role i uprawnienia użytkowników Panelu, w tym uprawnienia menedżerskie;
raporty zbiorcze dla całej sieci oraz raporty odrębne dla każdej lokalizacji;
świadczenia wynikające z Umowy Indywidualnej, w tym uzgodniony poziom dostępności (SLA) i wyznaczonego opiekuna wdrożenia, zgodnie z § 12.
Zakres świadczeń przypisanych do poszczególnych Planów oraz Limity określa § 7. Zakres Kanałów faktycznie podłączonych dla danego Klienta określa Protokół Wdrożenia.
Telefonia w każdym Planie. Wysyłka wiadomości SMS po nieodebranym połączeniu (ust. 1 pkt 2) wymaga, aby Klient skonfigurował Przekierowanie Warunkowe na Numer Afterbell. Zasady są takie same we wszystkich Planach:
Klient zachowuje swój dotychczasowy numer i nie przenosi go do Usługodawcy; numer widoczny na drzwiach salonu, w wizytówkach i w wyszukiwarce pozostaje bez zmian,
Usługodawca udostępnia Klientowi drugi numer (Numer Afterbell), z którego prowadzona jest komunikacja SMS, a w Planie Pro i Planie Sieć również Kanał Głosowy,
Klient ustawia Przekierowanie Warunkowe po upływie ustalonego czasu dzwonienia i może je w każdej chwili wyłączyć,
bez Przekierowania Warunkowego Usługa nie widzi nieodebranych połączeń i funkcja z ust. 1 pkt 2 nie działa; nie stanowi to nienależytego wykonania Umowy przez Usługodawcę,
Usługodawca nie ma i nie może uzyskać dostępu do wiadomości i połączeń kierowanych na dotychczasowy numer Klienta.
Czas wysyłki wiadomości po nieodebranym połączeniu. Usługa podejmuje próbę wysłania wiadomości SMS po nieodebranym połączeniu w ciągu jednej minuty od zakończenia tego połączenia. Zobowiązanie dotyczy momentu podjęcia próby, a nie doręczenia wiadomości ani odpowiedzi Klienta Końcowego, i nie obowiązuje poza godzinami pracy Usługi ustalonymi w Protokole Wdrożenia, w czasie przerw serwisowych (§ 16 ust. 2) oraz w razie przerw po stronie operatora lub bramki SMS.
Kampanie wychodzą wyłącznie SMS-em. Kampanie (§ 2 pkt 22) są wysyłane tylko w kanale SMS. Nie są i nie mogą być wysyłane na Instagramie ani w Facebook Messengerze, ponieważ zasady platform Meta dopuszczają wiadomość inicjowaną przez firmę jedynie w oknie 24 godzin od ostatniej wiadomości użytkownika, a wysyłka poza tym oknem jest niedozwolona. Klient przyjmuje do wiadomości, że osoba, która kontaktowała się wyłącznie przez Instagram lub Messenger i nie podała numeru telefonu, nie zostanie objęta Kampanią. Kampanie wymagają ponadto zgody marketingowej zgodnie z § 14.
Dane liczbowe w Panelu. Panel prezentuje między innymi Wartość Umówionych Wizyt. Jest to wartość wizyt umówionych, a nie przychód Klienta i nie kwota w kasie. Wyliczana jest po cenach z cennika Klienta i nie uwzględnia nieprzyjść, odwołań, rabatów ani zwrotów, ponieważ Usługa ich nie widzi. Usługodawca nie gwarantuje osiągnięcia jakiejkolwiek kwoty przychodu i nie przedstawia tej wartości jako przychodu odzyskanego.
Afterbell nie jest systemem rezerwacji. Usługa nie prowadzi kalendarza, nie dokonuje rezerwacji ani nie zarządza grafikiem. Usługa działa obok systemu rezerwacyjnego używanego przez Klienta (np. Booksy) i nie zastępuje go. Usługodawca nie odpowiada za działanie, dostępność ani poprawność danych w systemie rezerwacyjnym Klienta.
Usługa opiera się na modelach językowych. Odpowiedzi generowane przez Usługę mają charakter automatyczny i mogą zawierać błędy, w tym odpowiedzi niepełne lub niezgodne z Bazą Wiedzy. Dotyczy to również asystenta głosowego, w którym dodatkowym źródłem błędu jest rozpoznawanie mowy. Klient przyjmuje to do wiadomości i uwzględnia w organizacji własnej obsługi.
Usługa nie udziela porad medycznych. Usługa nie ocenia stanu zdrowia, nie kwalifikuje do zabiegów i nie wypowiada się o przeciwwskazaniach.
Zautomatyzowane przetwarzanie i profilowanie. Usługa w sposób zautomatyzowany generuje treść odpowiedzi, rozpoznaje, o którą usługę pyta Klient Końcowy i na jakim etapie jest rozmowa, rozpoznaje zapytania wrażliwe i przekazuje je personelowi Klienta, zapisuje zgody marketingowe oraz dobiera odbiorców Kampanii na podstawie udzielonej zgody, wcześniejszego zapytania o daną usługę i typowego odstępu między wizytami. Usługa nie ocenia Klientów Końcowych, nie przypisuje im punktacji i nie podejmuje wobec nich decyzji odmawiających dostępu do jakiejkolwiek usługi. Klient jest administratorem tych danych i to na nim spoczywa obowiązek poinformowania Klientów Końcowych o profilowaniu w zakresie wynikającym z art. 13 ust. 2 lit. f RODO. Szczegółowy opis znajduje się w pkt 9 Polityki Prywatności oraz w § 3 ust. 7 Umowy Powierzenia.

§ 4. Informowanie o kontakcie ze sztuczną inteligencją

Usługa jest systemem sztucznej inteligencji przeznaczonym do bezpośredniej interakcji z osobami fizycznymi w rozumieniu art. 50 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 (akt w sprawie sztucznej inteligencji), którego przepisy w tym zakresie obowiązują od 2 sierpnia 2026 r.
Usługa informuje Klienta Końcowego, że rozmawia ze sztuczną inteligencją, w pierwszej wiadomości wysyłanej do tego Klienta Końcowego w danej konwersacji, w sposób jasny, czytelny i dostrzegalny w samej interakcji. W przypadku asystenta głosowego informacja jest przekazywana na początku rozmowy.
Informacja, o której mowa w ust. 2, jest przekazywana w treści rozmowy. Zamieszczenie jej wyłącznie w regulaminie, polityce prywatności lub innym dokumencie nie spełnia tego obowiązku i nie zastępuje ujawnienia w interakcji.
Klient nie jest uprawniony do:
wyłączenia, ukrycia, skrócenia lub zmiany komunikatu, o którym mowa w ust. 2, w sposób, który czyniłby go niedostrzegalnym lub mylącym;
konfigurowania Usługi tak, aby podawała się za konkretną osobę fizyczną, w szczególności za pracownika Klienta wskazanego z imienia;
składania Klientom Końcowym oświadczeń sugerujących, że rozmowa jest prowadzona przez człowieka.
Klient może uzgodnić z Usługodawcą brzmienie komunikatu, o którym mowa w ust. 2, pod warunkiem że pozostanie on jednoznaczny i dostrzegalny. Uzgodnione brzmienie zapisuje się w Protokole Wdrożenia.
Naruszenie przez Klienta ust. 4 stanowi istotne naruszenie Umowy i uprawnia Usługodawcę do jej wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym.
Jeżeli treść generowana przez Usługę stanowi treść wygenerowaną sztucznie w rozumieniu art. 50 ust. 4 aktu w sprawie sztucznej inteligencji, Strony stosują wynikające z tego przepisu obowiązki oznaczania. Dotyczy to w szczególności mowy syntetyzowanej przez asystenta głosowego w Planie Pro i w Planie Sieć.
Obowiązek z tego paragrafu jest odrębny od obowiązku poinformowania rozmówcy o zapisie treści rozmowy, o którym mowa w § 10 ust. 8. W Kanale Głosowym na początku rozmowy przekazuje się obie informacje: o tym, że rozmówca rozmawia ze sztuczną inteligencją, oraz o tym, że treść rozmowy jest zapisywana. Żadna z nich nie zastępuje drugiej.

§ 5. Zawarcie Umowy i czas jej trwania

Umowa jest zawierana po przeprowadzeniu przez Usługodawcę prezentacji Usługi lub na podstawie odrębnych ustaleń handlowych.
Umowa zostaje zawarta z chwilą:
złożenia przez Klienta zamówienia w formie dokumentowej (w tym wiadomością e-mail) i jego potwierdzenia przez Usługodawcę, albo
podpisania Protokołu Wdrożenia przez obie Strony,

w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.

Warunkiem zawarcia Umowy jest równoczesne zawarcie Umowy Powierzenia (§ 15). Bez Umowy Powierzenia Usługodawca nie uruchamia Usługi. W Planie Sieć dodatkowym warunkiem jest zawarcie Umowy Indywidualnej (§ 12).
Umowa jest zawierana na czas nieokreślony.
Klient oświadcza przy zawarciu Umowy, że zawiera ją jako przedsiębiorca, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.
Akceptacja Regulaminu jest warunkiem zawarcia Umowy.

§ 6. Uruchomienie Usługi i Okres Rozliczeniowy

Dniem Uruchomienia Usługi jest dzień, w którym Usługa zaczyna obsługiwać wiadomości Klientów Końcowych w co najmniej jednym Kanale. Dzień ten odnotowuje się w Protokole Wdrożenia.
Pierwszy Okres Rozliczeniowy rozpoczyna się w dniu Uruchomienia Usługi i trwa jeden miesiąc, liczony zgodnie z art. 112 Kodeksu cywilnego. Kolejne Okresy Rozliczeniowe następują bezpośrednio po sobie.
Wdrożenie jest bezpłatne we wszystkich Planach. Czynności Wdrożenia poprzedzające Uruchomienie Usługi, w tym podłączenie Kanałów, wprowadzenie Bazy Wiedzy i konfiguracja asystenta, nie podlegają odrębnej opłacie. Usługodawca może obciążyć Klienta wyłącznie kosztami prac wykraczających poza standardowe Wdrożenie, i tylko po uprzednim uzgodnieniu ich zakresu i ceny w formie dokumentowej.

§ 7. Plany, wynagrodzenie i płatności

Usługa jest świadczona w trzech Planach. Klient wybiera Plan przy zawarciu Umowy; wybrany Plan odnotowuje się w Protokole Wdrożenia.

	Plan Salon	Plan Pro	Plan Sieć
Wynagrodzenie za Okres Rozliczeniowy	499 zł netto	999 zł netto	wycena indywidualna, § 12
Kanały Tekstowe	tak	tak	tak
Kanał Głosowy	nie	tak	tak
Limit Obsłużonych Konwersacji	400	1200	ustalany indywidualnie
Limit Minut Głosowych	,	300	ustalany indywidualnie
Oddzwanianie na nieodebrane połączenia	nie	tak (§ 10 ust. 6)	tak
Wsparcie	standardowe (§ 16 ust. 3)	priorytetowe (§ 16 ust. 4)	zgodnie z Umową Indywidualną
Miesięczny przegląd wyników	nie	tak (§ 16 ust. 5)	tak
Wiele lokalizacji, role i raporty zbiorcze	nie	nie	tak
Gwarancja z § 8	tak	tak	tak

Wszystkie kwoty są kwotami netto. Do kwot dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki.
Wdrożenie jest bezpłatne. Usługodawca nie pobiera opłaty aktywacyjnej, wdrożeniowej ani konfiguracyjnej za czynności opisane w § 6 ust. 3.
Zamrożenie ceny. Wynagrodzenie za wybrany Plan, obowiązujące w dniu zawarcia Umowy, nie ulega podwyższeniu przez okres 12 Okresów Rozliczeniowych liczonych od dnia Uruchomienia Usługi. W tym okresie Usługodawca nie może podwyższyć ceny Planu, również w trybie zmiany Regulaminu (§ 20). Zamrożenie ceny nie dotyczy:
opłat za świadczenia zamówione dodatkowo przez Klienta, w tym pakietów nadwyżkowych z § 11,
zmiany Planu na wniosek Klienta; wtedy obowiązuje cena nowego Planu z dnia zmiany, a okres zamrożenia biegnie dla niej od nowa,
zmiany stawki podatku VAT.
Zmiana Planu. Klient może w każdym czasie przejść na Plan wyższy; zmiana następuje od początku najbliższego Okresu Rozliczeniowego, a za zgodą Usługodawcy niezwłocznie, z proporcjonalnym rozliczeniem różnicy ceny. Przejście na Plan niższy następuje od początku najbliższego Okresu Rozliczeniowego. Zmiana Planu nie powoduje ponownego powstania gwarancji z § 8.
Usługodawca wystawia fakturę VAT za dany Okres Rozliczeniowy z góry, w pierwszym dniu tego Okresu, i przesyła ją na adres e-mail wskazany przez Klienta. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Świadczenia dodatkowe, w tym pakiety nadwyżkowe z § 11, są fakturowane z dołu, po zakończeniu Okresu Rozliczeniowego, w którym zostały zamówione.
Termin płatności wynosi 7 dni od dnia wystawienia faktury.

Formy płatności: płatność kartą płatniczą za pośrednictwem operatora Stripe albo przelew bankowy na rachunek wskazany na fakturze. Wybór formy następuje przy zawarciu Umowy i może zostać zmieniony w Panelu.

W razie opóźnienia w płatności Usługodawcy przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.
Jeżeli opóźnienie w płatności przekracza 14 dni, Usługodawca może zawiesić świadczenie Usługi po uprzednim wezwaniu Klienta do zapłaty i wyznaczeniu dodatkowego terminu nie krótszego niż 3 dni. Zawieszenie nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty za Okres Rozliczeniowy, w którym nastąpiło zawieszenie.

§ 8. Gwarancja rezultatu: drugi miesiąc bezpłatny

Usługodawca udziela Klientowi gwarancji handlowej na zasadach określonych w tym paragrafie. Gwarancja polega na tym, że jeżeli w pierwszym pełnym Okresie Rozliczeniowym nie zostanie osiągnięte Kryterium, wynagrodzenie za drugi Okres Rozliczeniowy wynosi 0 zł. Gwarancja przysługuje w każdym Planie.
Gwarancja obejmuje wyłącznie wynagrodzenie za Plan za drugi Okres Rozliczeniowy. Nie obejmuje opłat za świadczenia zamówione dodatkowo, w szczególności pakietów nadwyżkowych z § 11, które pozostają płatne.
Kryterium jest wielkością mierzalną i policzalną, uzgadnianą indywidualnie z każdym Klientem przed Uruchomieniem Usługi i zapisywaną w Protokole Wdrożenia.
Protokół Wdrożenia jest dokumentem sporządzanym w formie dokumentowej (wystarczy wymiana wiadomości e-mail zawierająca jego treść i potwierdzenie obu Stron) i zawiera co najmniej:
wybrany Plan oraz dzień Uruchomienia Usługi,
listę podłączonych Kanałów, w tym wskazanie, czy podłączony jest Kanał Głosowy,
treść Kryterium (Kryteriów), obejmującą: nazwę wskaźnika, wartość progową wyrażoną liczbą, oraz źródło pomiaru: to znaczy wskazanie, z jakiego systemu pochodzi wartość wskaźnika (Panel, system rezerwacyjny Klienta, inne),
uzgodnione brzmienie komunikatu z § 4 ust. 2 oraz komunikatu o zapisie treści rozmowy z § 10 ust. 8,
wybór wariantu postępowania po przekroczeniu Limitu (§ 11 ust. 6),
w Planie Pro i w Planie Sieć: uzgodniony okres przechowywania transkrypcji rozmów głosowych (§ 10 ust. 9),
przesłankę z art. 9 ust. 2 RODO, jeżeli ma zastosowanie (§ 15 ust. 4).
Kryterium musi spełniać łącznie następujące warunki:
jest wyrażone jedną liczbą (wartością progową),
jest mierzalne w Panelu albo w innym źródle wskazanym w Protokole Wdrożenia, do którego obie Strony mają dostęp,
jego osiągnięcie zależy wyłącznie od danych, o których mowa w pkt 2, i nie wymaga ocen jakościowych.
Przykłady prawidłowo sformułowanego Kryterium (do wyboru i uzupełnienia w Protokole Wdrożenia):

„co najmniej [liczba] Obsłużonych Konwersacji w Okresie Rozliczeniowym, mierzone w Panelu",
„co najmniej [liczba] rezerwacji odnotowanych w Panelu jako wynikające z Obsłużonej Konwersacji",
„co najmniej [liczba] wiadomości SMS po nieodebranym połączeniu, na które Klient Końcowy odpowiedział, mierzone w Panelu",
w Planie Pro i Planie Sieć dodatkowo: „co najmniej [liczba] połączeń odebranych przez asystenta głosowego, mierzone w Panelu" albo „co najmniej [liczba] rezerwacji odnotowanych w Panelu jako wynikające z rozmowy w Kanale Głosowym".

Kryteria w Planie Pro i Planie Sieć. Ponieważ w tych Planach Usługa działa w dwóch odmiennych Kanałach, Strony mogą uzgodnić jedno albo dwa Kryteria: odrębne dla Kanałów Tekstowych i dla Kanału Głosowego. Jeżeli uzgodniono dwa Kryteria, gwarancja przysługuje w razie nieosiągnięcia co najmniej jednego z nich, chyba że Protokół Wdrożenia wyraźnie stanowi, że gwarancja przysługuje dopiero w razie nieosiągnięcia obu. Uzgodnienie dwóch Kryteriów nie powoduje przyznania gwarancji dwukrotnie, pozostaje ona jednorazowa (ust. 9 pkt 4).

Pierwszym pełnym Okresem Rozliczeniowym jest pierwszy Okres Rozliczeniowy liczony od dnia Uruchomienia Usługi, pod warunkiem że przez cały ten okres Usługa działała w Kanałach wskazanych w Protokole Wdrożenia. Jeżeli Usługa była w tym okresie zawieszona lub wyłączona z przyczyn określonych w ust. 10, za pierwszy pełny Okres Rozliczeniowy uznaje się następny Okres Rozliczeniowy, w którym takie zdarzenia nie wystąpiły.
Rozliczenie gwarancji:
w terminie 7 dni od zakończenia pierwszego pełnego Okresu Rozliczeniowego Usługodawca ustala wartość wskaźnika ze źródła wskazanego w Protokole Wdrożenia i przekazuje Klientowi zestawienie w formie dokumentowej;
jeżeli wartość wskaźnika jest niższa od wartości progowej, wynagrodzenie za Plan za następny Okres Rozliczeniowy wynosi 0 zł, a Usługodawca wystawia fakturę korygującą albo nie wystawia faktury za ten okres;
Klient może zgłosić zastrzeżenia do zestawienia w terminie 7 dni od jego otrzymania; w takim przypadku Strony ustalają wartość wskaźnika wspólnie, w oparciu o dane ze źródła wskazanego w Protokole Wdrożenia;
gwarancja przysługuje jednorazowo w całym okresie obowiązywania Umowy, niezależnie od liczby uzgodnionych Kryteriów i od późniejszych zmian Planu.
Gwarancja nie przysługuje, jeżeli nieosiągnięcie Kryterium wynikło z:
niepodłączenia lub odłączenia Kanału przez Klienta albo utraty przez Usługodawcę dostępu do konta Klienta w danym Kanale,
niedostarczenia przez Klienta Bazy Wiedzy albo dostarczenia jej w zakresie uniemożliwiającym udzielanie odpowiedzi,
zawieszenia Usługi z powodu opóźnienia w płatności (§ 7 ust. 10),
wyłączenia lub istotnego ograniczenia Usługi na żądanie Klienta, w tym wstrzymania obsługi po przekroczeniu Limitu na podstawie § 11,
blokady lub ograniczenia konta Klienta przez operatora Kanału (Meta, operator telekomunikacyjny) z przyczyn leżących po stronie Klienta,
wyczerpania Limitu w Okresie Rozliczeniowym, w zakresie, w jakim Kryterium nie mogło zostać osiągnięte dlatego, że Usługa osiągnęła górną granicę Planu.
Brak Kryterium w Protokole Wdrożenia. Jeżeli Strony nie zapisały Kryterium w Protokole Wdrożenia przed Uruchomieniem Usługi, gwarancja nie wygasa. W takim przypadku stosuje się Kryterium domyślne właściwe dla wykupionego Planu:
Plan Salon: 80 Obsłużonych Konwersacji w pierwszym pełnym Okresie Rozliczeniowym, mierzone w Panelu,
Plan Pro: 200 Obsłużonych Konwersacji w pierwszym pełnym Okresie Rozliczeniowym, mierzone w Panelu,
Plan Sieć: Kryterium określa Umowa Indywidualna; w razie jego braku stosuje się pkt 2.

Ustalenia ustne nie zastępują zapisu w Protokole Wdrożenia i nie mogą być podstawą Kryterium innego niż domyślne.

Gwarancja z tego paragrafu jest jedynym świadczeniem z tytułu nieosiągnięcia rezultatów Usługi. Usługodawca nie zapewnia osiągnięcia jakichkolwiek innych rezultatów, w szczególności wzrostu przychodów lub liczby klientów Klienta.
Jedno kryterium, jedno sformułowanie. Jedynym miernikiem gwarancji jest nieosiągnięcie Kryterium zapisanego w Protokole Wdrożenia, a w razie jego braku Kryterium domyślnego z ust. 11. Gwarancja nie zależy od tego, czy Usługa zwróciła się Klientowi finansowo, czy przyniosła przychód pokrywający wynagrodzenie, ani od żadnej innej oceny opłacalności. Sformułowania użyte w materiałach handlowych, w szczególności „nie dowiezie" oraz „nie spłaci się", oznaczają wyłącznie nieosiągnięcie Kryterium w rozumieniu tego paragrafu i nie rozszerzają zakresu gwarancji. Usługodawca nie zobowiązuje się do wskazania kwoty odzyskanego przychodu i nie posługuje się Wartością Umówionych Wizyt (§ 3 ust. 8) jako miernikiem gwarancji.

§ 9. Obsłużona Konwersacja: jednostka rozliczeniowa

Obsłużona Konwersacja to jeden wątek rozmowy z jednym Klientem Końcowym w jednym Kanale Tekstowym, niezależnie od liczby wymienionych wiadomości.
Konwersacja jest zaliczana do Limitu tylko wtedy, gdy w jej ramach wystąpiły łącznie:
co najmniej jedna wiadomość od Klienta Końcowego, oraz
co najmniej jedna wiadomość wysłana przez Usługę.

Wiadomość wysłana przez Usługę, na którą Klient Końcowy nie odpowiedział, nie jest zaliczana do Limitu. Dotyczy to w szczególności wiadomości SMS po nieodebranym połączeniu oraz kontaktu następczego (§ 3 ust. 1 pkt 2 i 3), jeżeli pozostały bez odpowiedzi.

Zamknięcie wątku. Wątek kończy się z upływem 72 godzin od ostatniej wiadomości w tym wątku, wysłanej przez którąkolwiek ze stron. Kolejna wiadomość tego samego Klienta Końcowego po upływie tego okresu otwiera nowy wątek i jest liczona jako nowa Obsłużona Konwersacja.
Zmiana tematu nie tworzy nowej konwersacji. Dopóki wątek jest otwarty w rozumieniu ust. 3, wszystkie pytania Klienta Końcowego, również dotyczące innych zabiegów, terminów czy cen, mieszczą się w jednej Obsłużonej Konwersacji. Usługodawca nie jest uprawniony do dzielenia wątku ze względu na zmianę tematu rozmowy.
Ta sama osoba w dwóch Kanałach. Wątek istnieje zawsze w jednym Kanale. Jeżeli ten sam Klient Końcowy kontaktuje się w dwóch różnych Kanałach Tekstowych (na przykład na Instagramie i SMS-em), powstają dwa wątki i, przy spełnieniu warunków z ust. 2, dwie Obsłużone Konwersacje. Usługa nie łączy automatycznie profilu w mediach społecznościowych z numerem telefonu.
Jeżeli Klient Końcowy poda w rozmowie swój numer telefonu albo Klient wskaże w Panelu, że dwa wątki dotyczą tej samej osoby, wątki te zostają powiązane z jednym profilem Klienta Końcowego. Powiązanie działa na przyszłość: kolejne wątki tej osoby nadal liczone są odrębnie dla każdego Kanału.
Jeżeli Klient wykaże w Panelu albo w reklamacji (§ 19 ust. 5), że dwie Obsłużone Konwersacje w różnych Kanałach dotyczyły tej samej osoby i tej samej sprawy i mieściły się w oknie z ust. 3, Usługodawca koryguje licznik za bieżący Okres Rozliczeniowy, zaliczając je jako jedną. Korekta następuje na wniosek Klienta i nie wymaga uzasadnienia poza wykazaniem tożsamości osoby.
Usługodawca nie może liczyć jako odrębnych konwersacji wątków sztucznie rozdzielonych po swojej stronie ani wątków w tym samym Kanale rozdzielonych wbrew ust. 3 i 4.

Rozmowa w Kanale Głosowym nie jest Obsłużoną Konwersacją i nie obciąża Limitu konwersacji. Rozliczana jest wyłącznie w Minutach Głosowych (§ 10). Jeżeli po rozmowie głosowej Usługa kontynuuje kontakt w Kanale Tekstowym, kontakt ten jest Obsłużoną Konwersacją na zasadach ogólnych.
Do Limitu nie zalicza się:
wiadomości rozpoznanych jako spam, automatyczne albo masowe,
wiadomości wysłanych przez personel Klienta z Panelu,
konwersacji przekazanych personelowi Klienta zanim Usługa wysłała jakąkolwiek wiadomość,
wiadomości testowych wysłanych w toku Wdrożenia lub przez Usługodawcę na potrzeby diagnostyki.
Bieżący stan licznika oraz lista konwersacji zaliczonych do Limitu są widoczne w Panelu na bieżąco. Klient może w każdej chwili sprawdzić, które konkretnie konwersacje zostały zaliczone. Usługodawca nie może zaliczyć do Limitu konwersacji, która nie jest widoczna w Panelu.

§ 10. Kanał Głosowy: Minuty Głosowe i zapis treści rozmowy

Paragraf dotyczy wyłącznie Planu Pro i Planu Sieć.

Minuta Głosowa jest jednostką rozliczeniową Kanału Głosowego. Limit Minut Głosowych w Planie Pro wynosi 300 na Okres Rozliczeniowy; w Planie Sieć określa go Umowa Indywidualna.
Początek i koniec pomiaru. Czas rozmowy liczy się od chwili odebrania połączenia przez asystenta głosowego (w połączeniach przychodzących) albo od chwili odebrania połączenia przez Klienta Końcowego (w połączeniach wychodzących, w tym oddzwanianiu), do chwili rozłączenia. Nie wlicza się czasu zestawiania połączenia, sygnału dzwonienia ani czasu oczekiwania na odebranie.
Sposób zaokrąglania. Czas trwania poszczególnych rozmów w Okresie Rozliczeniowym sumuje się w sekundach, a wynik zaokrągla się w górę do pełnej minuty jeden raz, na koniec Okresu Rozliczeniowego. Usługodawca nie zaokrągla w górę każdej rozmowy z osobna.

Nie obciążają Limitu Minut Głosowych:
połączenia nieodebrane, zajęte, odrzucone oraz takie, które nie zostały zestawione,
próby oddzwonienia, które nie zakończyły się odebraniem połączenia przez Klienta Końcowego, niezależnie od ich liczby,
połączenia przekierowane do personelu Klienta, w części przypadającej po przekierowaniu,
połączenia trwające krócej niż 10 sekund,
połączenia testowe wykonane w toku Wdrożenia lub przez Usługodawcę na potrzeby diagnostyki.
Połączenia odebrane przez pocztę głosową lub automat po stronie Klienta Końcowego nie obciążają Limitu, o ile Usługa je rozpozna. Usługodawca nie gwarantuje skuteczności rozpoznania w każdym przypadku; konkretne obciążenie Klient może zakwestionować w trybie § 19.
Oddzwanianie na nieodebrane połączenia. W Planie Pro Usługa podejmuje próbę oddzwonienia na nieodebrane połączenie w ciągu jednej minuty od jego zakończenia. Zobowiązanie to dotyczy momentu podjęcia próby, a nie jej skuteczności, Usługodawca nie odpowiada za to, że Klient Końcowy nie odbierze. Zobowiązanie nie obowiązuje poza godzinami pracy Usługi ustalonymi w Protokole Wdrożenia, w czasie przerw serwisowych (§ 16 ust. 2) oraz w razie przerw po stronie operatora telekomunikacyjnego.
Usługa nie nagrywa rozmów. Dźwięk rozmowy nie jest utrwalany. Istnieje wyłącznie przejściowo, przez czas potrzebny na zamianę wypowiedzi na tekst, po czym przestaje istnieć. Nie powstaje plik audio, nie da się go odsłuchać ani pobrać, i nie ma go w kopiach zapasowych. Klient nie może włączyć nagrywania, ponieważ Usługa takiej funkcji nie ma.
Informowanie o zapisie treści rozmowy. Usługa informuje rozmówcę, że treść rozmowy jest zapisywana, na początku rozmowy, przed jej merytoryczną częścią. Informacja ta jest odrębna od informacji o rozmowie ze sztuczną inteligencją (§ 4 ust. 8) i jej nie zastępuje. Klient nie jest uprawniony do wyłączenia, skrócenia ani ukrycia tego komunikatu. Komunikat nie mówi o nagrywaniu, bo nagrania nie ma, i nie sugeruje, że rozmowa nie zostawia śladu, bo zostaje jej zapis tekstowy.
Transkrypcje. Przetwarzanie rozmowy głosowej wymaga zamiany mowy na tekst. Transkrypcja powstaje zawsze, gdy Kanał Głosowy jest aktywny, i jest przechowywana zgodnie z Umową Powierzenia przez okres uzgodniony z Klientem i zapisany w Protokole Wdrożenia. Okresem domyślnym jest 365 dni, a dla rozmów oznaczonych jako zawierające informacje o stanie zdrowia 30 dni.
Podstawa prawna i odpowiedzialność. Administratorem danych zawartych w transkrypcjach jest Klient (§ 15). Klient odpowiada za ustalenie podstawy prawnej zapisu treści rozmowy oraz za wykonanie obowiązku informacyjnego wobec rozmówcy w zakresie wykraczającym poza komunikat z ust. 8. Okresy przechowywania określa Załącznik nr 1 do Umowy Powierzenia i stanowią one polecenie Klienta jako administratora.

§ 11. Przekroczenie Limitu

Zasada podstawowa: Usługodawca nie obciąży Klienta żadną opłatą ponad wynagrodzenie za Plan bez uprzedniego kontaktu i bez uprzedniej zgody Klienta wyrażonej w formie dokumentowej. Żadne postanowienie Regulaminu nie może być rozumiane jako automatyczne doliczenie opłaty za przekroczenie Limitu.
Powiadomienie ostrzegawcze. Po wykorzystaniu 80% Limitu Obsłużonych Konwersacji albo 80% Limitu Minut Głosowych Usługodawca informuje Klienta w Panelu oraz e-mailem. Powiadomienie ma charakter wyłącznie informacyjny.
Powiadomienie o wyczerpaniu Limitu. Po wykorzystaniu 100% Limitu Usługodawca niezwłocznie przesyła Klientowi, e-mailem oraz w Panelu, Powiadomienie o Wyczerpaniu Limitu, zawierające:
wskazanie, który Limit został wyczerpany i w jakiej wysokości,
stawkę pakietu nadwyżkowego, o którym mowa w ust. 4,
informację o możliwości przejścia na wyższy Plan,
termin na podjęcie decyzji, o którym mowa w ust. 5,
wyraźne pouczenie, że brak decyzji Klienta nie skutkuje naliczeniem jakiejkolwiek opłaty.
Pakiet nadwyżkowy. Klient może zamówić pakiet nadwyżkowy na bieżący Okres Rozliczeniowy:
dodatkowe Obsłużone Konwersacje: 129 zł netto za pakiet 100 konwersacji,
dodatkowe Minuty Głosowe: 99 zł netto za pakiet 60 minut.

Zamówienie wymaga formy dokumentowej. Za zamówienie uznaje się również potwierdzenie przyciskiem w Panelu, jeżeli poprzedza je wyświetlenie ceny.

Termin na decyzję i obsługa w międzyczasie. Od chwili wysłania Powiadomienia z ust. 3 Klientowi przysługują 3 dni robocze na podjęcie decyzji. W tym czasie:
Usługa działa nadal bez przerwy,
konwersacje i minuty wykorzystane w tym czasie są świadczone nieodpłatnie i nie są doliczane do faktury, niezależnie od późniejszej decyzji Klienta,
Usługodawca nie może w tym czasie ograniczyć ani zawiesić Usługi.
Skutek decyzji albo jej braku. Po upływie terminu z ust. 5:
jeżeli Klient zamówił pakiet nadwyżkowy albo przeszedł na wyższy Plan, Usługa działa dalej, a opłata jest naliczana wyłącznie za jednostki wykorzystane po zamówieniu;
jeżeli Klient odmówił albo nie odpowiedział: Usługodawca wstrzymuje automatyczne odpowiadanie do końca Okresu Rozliczeniowego i nie nalicza żadnej opłaty;
Klient może wskazać w Protokole Wdrożenia, że domyślnie wybiera wariant z pkt 1 (zgoda wyprzedzająca na pakiety nadwyżkowe). Nawet w takim przypadku Powiadomienie z ust. 3 jest wysyłane, a Klient może cofnąć zgodę wyprzedzającą w każdej chwili ze skutkiem na przyszłość.
Zakres wstrzymania. Wstrzymanie z ust. 6 pkt 2 obejmuje wyłącznie automatyczne odpowiadanie przez Usługę. Nie obejmuje ono:
dostępu Klienta do Panelu, historii rozmów i eksportu danych,
przekazywania rozmów personelowi Klienta,
obsługi żądań osób, których dane dotyczą.

O wstrzymaniu Usługa informuje Klienta; Usługodawca nie wysyła Klientom Końcowym komunikatu o wstrzymaniu, chyba że Klient tego zażąda i uzgodni jego treść.

Wstrzymanie z ust. 6 pkt 2 nie zmniejsza wynagrodzenia za Plan za dany Okres Rozliczeniowy. Limity nie przechodzą na kolejny Okres Rozliczeniowy i nie podlegają rozliczeniu ani zwrotowi, jeżeli nie zostały wykorzystane.

§ 12. Plan Sieć i Umowa Indywidualna

Plan Sieć jest przeznaczony dla Klienta prowadzącego co najmniej trzy lokalizacje. Wynagrodzenie oraz Limity ustala się indywidualnie.
Warunkiem korzystania z Planu Sieć jest zawarcie Umowy Indywidualnej w formie dokumentowej. Umowa Indywidualna określa co najmniej: wynagrodzenie, Limity Obsłużonych Konwersacji i Minut Głosowych, listę lokalizacji, poziom dostępności (SLA) wraz ze sposobem jego pomiaru i skutkami niedotrzymania, zasady wsparcia oraz osobę opiekuna wdrożenia.
Relacja Regulaminu do Umowy Indywidualnej. Regulamin stosuje się do Planu Sieć w zakresie nieuregulowanym Umową Indywidualną. W razie sprzeczności pierwszeństwo ma Umowa Indywidualna, z zastrzeżeniem ust. 4.
Umowa Indywidualna nie może uchylić ani ograniczyć:
§ 4, obowiązku informowania Klientów Końcowych o kontakcie ze sztuczną inteligencją oraz zakazu wyłączania i ukrywania tego komunikatu,
§ 10 ust. 7–10, zasad zapisu treści rozmowy i informowania o tym rozmówcy,
§ 14, podziału odpowiedzialności za zgodność z prawem marketingu bezpośredniego, w szczególności wymogu uprzedniej zgody,
§ 15, obowiązku zawarcia Umowy Powierzenia oraz zasad postępowania z danymi szczególnych kategorii,
§ 11 ust. 1, zakazu naliczania opłat za przekroczenie Limitu bez uprzedniego kontaktu i zgody Klienta,
postanowień, których wyłączenie jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Postanowienie Umowy Indywidualnej sprzeczne z niniejszym ustępem jest bezskuteczne, a w jego miejsce stosuje się odpowiednie postanowienie Regulaminu.

Umowa Indywidualna może zmodyfikować Kryterium gwarancji z § 8, w szczególności ustalić Kryterium odrębne dla każdej lokalizacji, ale nie może wyłączyć samej gwarancji.
Umowa Indywidualna może wprowadzić okres wypowiedzenia odmienny od § 18 ust. 1. Jeżeli tego nie czyni, stosuje się § 18 ust. 1.
Ustalenia ustne oraz treść oferty handlowej nie stanowią Umowy Indywidualnej i nie zmieniają Regulaminu.

§ 13. Obowiązki Klienta

Klient dostarcza Bazę Wiedzy i odpowiada za jej prawdziwość, aktualność i kompletność, w szczególności za poprawność cennika, opisu usług, godzin otwarcia i informacji o zespole.
Klient aktualizuje Bazę Wiedzy niezwłocznie po każdej zmianie, w szczególności po zmianie cen. Usługa udziela odpowiedzi na podstawie danych aktualnie wprowadzonych do Bazy Wiedzy i Usługodawca nie odpowiada za skutki udzielenia odpowiedzi na podstawie danych nieaktualnych, jeżeli nieaktualność wynika z zaniechania Klienta.
Klient odpowiada za zgodność z prawem danych kontaktowych Klientów Końcowych, którymi dysponuje i które udostępnia lub które są przetwarzane w ramach Usługi, w tym za posiadanie podstawy prawnej ich przetwarzania.
Klient odpowiada za treść komunikatów marketingowych i za zgody, o których mowa w § 14.
Klient zapewnia, że zapytania oznaczone przez Usługę jako wrażliwe lub medyczne są przejmowane i obsługiwane przez odpowiednio przygotowany personel Klienta, również w Kanale Głosowym, w którym przekierowanie rozmowy wymaga dostępności personelu w czasie rzeczywistym. Usługodawca nie odpowiada za brak reakcji personelu Klienta.
Klient nie może wykorzystywać Usługi do:
wysyłki komunikatów marketingowych do osób, które nie wyraziły zgody wymaganej przepisami prawa,
przekazywania Klientom Końcowym informacji medycznych, kwalifikacji do zabiegów lub oceny przeciwwskazań przez Usługę,
działań sprzecznych z prawem, regulaminami operatorów Kanałów lub dobrymi obyczajami.
Klient zapewnia, że korzystanie z Usługi w Kanałach Meta (Instagram, Facebook Messenger) odbywa się zgodnie z regulaminami tych platform, a konta Klienta na tych platformach są prowadzone przez Klienta zgodnie z ich zasadami.
Klient zapewnia Usługodawcy dostęp konfiguracyjny niezbędny do świadczenia Usługi i niezwłocznie informuje o utracie lub zmianie tych dostępów.
Telefonia. We wszystkich Planach Klient samodzielnie konfiguruje Przekierowanie Warunkowe na Numer Afterbell (§ 3 ust. 5) i zapewnia, że numer, z którego przekierowuje połączenia, jest numerem, którym może dysponować, oraz że przekierowanie nie narusza jego umowy z operatorem telekomunikacyjnym. Klient informuje Usługodawcę o wyłączeniu Przekierowania Warunkowego. W Planie Pro i w Planie Sieć to samo dotyczy wykorzystania Numeru Afterbell do odbierania i wykonywania połączeń przez asystenta głosowego.
Klient nie zleca Usługodawcy wysyłki Kampanii do osób, dla których nie zarejestrowano zgody marketingowej, i przyjmuje do wiadomości, że Kampanie są wysyłane wyłącznie SMS-em (§ 3 ust. 7).

§ 14. Marketing bezpośredni i kontakt następczy

Kontakt następczy (§ 3 ust. 1 pkt 3), wiadomość SMS po nieodebranym połączeniu (§ 3 ust. 1 pkt 2) oraz oddzwanianie na nieodebrane połączenia (§ 10 ust. 6) mogą stanowić marketing bezpośredni w rozumieniu art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.
Zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej używanie automatycznych systemów wywołujących, telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i usług komunikacji interpersonalnej do celów marketingu bezpośredniego wymaga uprzedniej zgody abonenta lub użytkownika końcowego. Zgoda musi być uzyskana przed wykonaniem kontaktu marketingowego, a kontakt w celu uzyskania takiej zgody jest niedopuszczalny.
Usługa zbiera zgodę marketingową wyłącznie w trakcie konwersacji zainicjowanej przez Klienta Końcowego, w odpowiedzi na jego wiadomość lub jego połączenie telefoniczne. Usługa nie inicjuje kontaktu z osobą, która wcześniej sama się nie odezwała, wyłącznie po to, aby uzyskać zgodę.
Podział odpowiedzialności:
Usługodawca odpowiada za to, aby Usługa: (a) nie wysyłała komunikatów marketingowych do Klientów Końcowych, dla których w systemie nie zarejestrowano zgody, (b) rejestrowała fakt, treść, datę i kanał udzielenia zgody, (c) rejestrowała i respektowała cofnięcie zgody oraz sprzeciw, (d) udostępniała Klientowi te zapisy na żądanie;
Klient odpowiada za: (a) treść i brzmienie zapytania o zgodę oraz zakres zgody, zaakceptowane przez Klienta w Protokole Wdrożenia, (b) zgodność z prawem przetwarzania danych kontaktowych, które sam wprowadził do systemu lub które pochodzą z jego wcześniejszej bazy, (c) legalność wysyłki do osób, których dane pochodzą z innych źródeł niż konwersacje obsłużone przez Usługę, (d) rozliczalność zgód zebranych przed Uruchomieniem Usługi.
Klient nie może żądać od Usługodawcy uruchomienia wysyłki marketingowej do bazy kontaktów, dla której nie posiada zgód, o których mowa w ust. 2. Usługodawca może odmówić wykonania takiego żądania i takie żądanie nie stanowi niewykonania Umowy przez Usługodawcę.
Klient jest administratorem danych osobowych Klientów Końcowych i to on jest podmiotem zobowiązanym do wykazania zgody wobec organu nadzorczego.
Oddzwanianie w Planie Pro. Oddzwonienie wykonywane automatycznie przez asystenta głosowego jest połączeniem realizowanym przy użyciu automatycznego systemu wywołującego. Usługa wykonuje je wyłącznie na numer, z którego Klient Końcowy sam wcześniej zadzwonił, i wyłącznie w bezpośrednim następstwie tego połączenia (§ 10 ust. 6). Usługa nie wykonuje oddzwonień na numery pochodzące z bazy Klienta ani na numery, z których nie było połączenia przychodzącego.
Kampanie. Kampanie (§ 2 pkt 22) stanowią marketing bezpośredni. Usługa wysyła je wyłącznie do Klientów Końcowych, dla których zarejestrowano zgodę marketingową wraz z jej brzmieniem, datą, godziną i kanałem udzielenia. Kampanie wychodzą tylko SMS-em (§ 3 ust. 7). Cofnięcie zgody oraz sprzeciw są respektowane niezwłocznie i wykluczają dalsze wysyłki, także wtedy, gdy Kampania została już przygotowana. Klient może wyłączyć Kampanie w całości albo w części w ustawieniach Panelu.

§ 15. Dane osobowe

W zakresie danych osobowych Klientów Końcowych administratorem jest Klient, a Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym.
Warunkiem świadczenia Usługi jest zawarcie Umowy Powierzenia w rozumieniu art. 28 RODO. Umowa Powierzenia stanowi odrębny dokument i jest zawierana najpóźniej w dniu zawarcia Umowy.
Klient oświadcza, że posiada podstawę prawną przetwarzania danych osobowych Klientów Końcowych i że powierzenie ich Usługodawcy nie narusza przepisów prawa.
Dane szczególnych kategorii. Klient przyjmuje do wiadomości, że w konwersacjach obsługiwanych przez Usługę Klienci Końcowi mogą podawać z własnej inicjatywy informacje o stanie zdrowia, w szczególności o schorzeniach skóry, przyjmowanych lekach, ciąży, alergiach lub przeciwwskazaniach do zabiegu. Informacje takie mogą stanowić dane dotyczące zdrowia w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO, dla których wymagana jest odrębna przesłanka z art. 9 ust. 2 RODO. Klient wskazuje tę przesłankę w Protokole Wdrożenia. Szczegółowe zasady postępowania z takimi danymi określa Umowa Powierzenia.
Kanał Głosowy. W Planie Pro i w Planie Sieć zakres powierzanych danych obejmuje dodatkowo treść rozmów telefonicznych w postaci transkrypcji oraz metadane połączeń. Nagrania nie powstają (§ 10 ust. 7). Ryzyko ujawnienia danych, o których mowa w ust. 4, jest w rozmowie głosowej wyższe niż w rozmowie tekstowej, ponieważ rozmówca wypowiada się swobodnie i nie redaguje wypowiedzi. Zasady przetwarzania tych danych, w tym okresy przechowywania nagrań i transkrypcji, określa Umowa Powierzenia.
Klient zobowiązuje się nie wprowadzać do Bazy Wiedzy ani do konfiguracji Usługi danych szczególnych kategorii oraz nie konfigurować Usługi w sposób nakierowany na ich pozyskiwanie od Klientów Końcowych. Dotyczy to również scenariuszy rozmowy asystenta głosowego.
W zakresie danych osób reprezentujących Klienta administratorem jest Usługodawca; zasady opisuje Polityka Prywatności dostępna na afterbell.pl.
Rozliczalność dostępu. Usługodawca prowadzi rejestr, w którym odnotowuje, kto i kiedy otworzył profil Klienta Końcowego, przejął rozmowę oraz zatwierdził lub cofnął zgodę marketingową. Rejestr jest zapisywany bez możliwości zmiany i usunięcia z poziomu aplikacji i jest udostępniany Klientowi na żądanie. Rejestr obejmuje również dostępy po stronie Usługodawcy.
Izolacja danych. Dane każdego Klienta są odseparowane od danych pozostałych Klientów na poziomie bazy danych, a nie wyłącznie na poziomie aplikacji. W Planie Sieć izolacja obejmuje również podział na lokalizacje i uprawnienia użytkowników Panelu.
Retencja i usunięcie danych po zakończeniu Umowy następują zgodnie z § 15 Umowy Powierzenia, z zachowaniem okresu dostępności eksportu z § 18 ust. 6.

§ 16. Dostępność Usługi i wsparcie

Dostępność Usługi to nie to samo co dostępność wsparcia. Są to dwie różne rzeczy i mylenie ich jest najczęstszym źródłem reklamacji:
Asystent działa całą dobę, siedem dni w tygodniu. Odpisuje na wiadomości i oddzwania na nieodebrane połączenia również w nocy, w weekendy i w święta, chyba że Klient ustawi inaczej w Panelu. Na tym polega Usługa i to jest jej sens: klientkę piszącą o 23:41 obsługuje asystent, a nie człowiek.
Wsparcie techniczne jest świadczone przez ludzi i ma godziny pracy, określone w ust. 3 i 4. Poza tymi godzinami Usługa działa dalej, a na zgłoszenie Klienta Usługodawca odpowiada w najbliższych godzinach pracy wsparcia.
Przerwa we wsparciu nie jest przerwą w działaniu Usługi, a zgłoszenie wysłane w nocy nie jest zgłoszeniem nieobsłużonym, tylko oczekującym.
Usługodawca dokłada starań, aby Usługa była dostępna w sposób ciągły. W Planie Salon i w Planie Pro Usługodawca nie gwarantuje określonego poziomu dostępności (SLA). W Planie Sieć poziom dostępności określa Umowa Indywidualna (§ 12 ust. 2).

Usługodawca może przeprowadzać prace serwisowe. Prace planowane, wymagające przerwy w działaniu Usługi, Usługodawca zapowiada z wyprzedzeniem co najmniej 24 godzin i w miarę możliwości prowadzi poza godzinami otwarcia Klienta.
Wsparcie standardowe (Plan Salon) jest świadczone drogą e-mailową pod adresem jakub@afterbell.pl od poniedziałku do soboty w godzinach 10:00 do 22:00. Usługodawca odpowiada na zgłoszenia w terminie 1 dnia pracy wsparcia.
Wsparcie priorytetowe (Plan Pro i Plan Sieć) obejmuje: kontakt e-mailem oraz telefonicznie, czas reakcji 4 godzin liczonych w godzinach pracy wsparcia oraz obsługę od poniedziałku do soboty w godzinach 10:00 do 22:00. „Reakcja" oznacza potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i wskazanie dalszego trybu postępowania, a nie usunięcie nieprawidłowości.

Miesięczny przegląd wyników (Plan Pro i Plan Sieć) polega na przekazaniu Klientowi, raz w każdym Okresie Rozliczeniowym, zestawienia wyników Usługi oraz na omówieniu go na spotkaniu online, jeżeli Klient tego zażąda. Przegląd ma charakter informacyjny i doradczy; nie stanowi zobowiązania do osiągnięcia jakiegokolwiek rezultatu.
Usługa zależy od zewnętrznych dostawców, w tym operatorów platform Meta, dostawcy bramki SMS, dostawcy telefonii, dostawcy modelu językowego, dostawcy rozpoznawania i syntezy mowy, dostawców hostingu i bazy danych oraz, jeżeli Klient go podłączy, zewnętrznego kalendarza lub systemu rezerwacyjnego. Aktualną listę tych dostawców zawiera Załącznik nr 2 do Umowy Powierzenia, dostępny również pod adresem afterbell.pl/podprocesorzy. Przerwy lub zmiany po stronie tych dostawców mogą wpływać na działanie Usługi. Usługodawca nie odpowiada za przerwy wynikające wyłącznie z przyczyn leżących po stronie tych dostawców, pod warunkiem że dochował należytej staranności w ich doborze i niezwłocznie poinformował Klienta.

§ 17. Odpowiedzialność

Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, z ograniczeniami określonymi w tym paragrafie.
Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do kwoty równej wynagrodzeniu netto zapłaconemu przez Klienta za 12 Okresów Rozliczeniowych poprzedzających zdarzenie wyrządzające szkodę, a jeżeli Umowa trwała krócej, do wynagrodzenia faktycznie zapłaconego.
Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści, w tym za utracone przychody, niedoszłe rezerwacje ani utratę klientów Klienta.
Usługodawca nie odpowiada za:
skutki podania przez Usługę odpowiedzi opartej na nieprawdziwej lub nieaktualnej Bazie Wiedzy, jeżeli jej nieprawdziwość lub nieaktualność wynika z zaniechania Klienta,
skutki błędnej odpowiedzi wygenerowanej przez model językowy, w zakresie przekraczającym należytą staranność Usługodawcy w konfiguracji i utrzymaniu Usługi,
działania lub zaniechania personelu Klienta, w tym brak przejęcia rozmowy przekazanej zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 4,
działanie systemu rezerwacyjnego Klienta oraz za rozbieżności między Panelem a tym systemem,
blokadę lub ograniczenie konta Klienta przez operatora Kanału albo zablokowanie numeru przez operatora telekomunikacyjnego,
skutki wysyłki marketingowej w zakresie, w jakim odpowiedzialność obciąża Klienta zgodnie z § 14 ust. 4 pkt 2,
błędy rozpoznawania mowy w Kanale Głosowym oraz skutki nieodebrania przez Klienta Końcowego połączenia zwrotnego (§ 10 ust. 6),
skutki zapisu treści rozmowy w zakresie, w jakim podstawa prawna tego zapisu obciąża Klienta (§ 10 ust. 10), w tym skutki okresu przechowywania transkrypcji uzgodnionego na polecenie Klienta.
Ograniczenia odpowiedzialności nie mają zastosowania do szkody wyrządzonej umyślnie oraz w zakresie, w jakim ich wyłączenie jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
Klient zwolni Usługodawcę z odpowiedzialności wobec osób trzecich oraz pokryje uzasadnione koszty obrony, jeżeli roszczenie osoby trzeciej albo postępowanie organu nadzorczego wynika z naruszenia przez Klienta § 4 ust. 4, § 10 ust. 8, § 13 lub § 14.
Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi jest wyłączona (art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego).

§ 18. Rozwiązanie Umowy

Klient może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie, bez zachowania okresu wypowiedzenia i bez podawania przyczyny. Wypowiedzenie jest skuteczne z chwilą doręczenia Usługodawcy oświadczenia w formie dokumentowej, w tym wiadomością e-mail na adres jakub@afterbell.pl. W Planie Sieć stosuje się § 12 ust. 6.
Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec Okresu Rozliczeniowego.
Usługodawca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient:
narusza § 4 ust. 4 (ujawnienie AI) albo § 10 ust. 8 (informowanie o zapisie treści rozmowy),
narusza § 13 ust. 6 lub § 14 ust. 5,
pozostaje w opóźnieniu z płatnością powyżej 30 dni mimo wezwania,
narusza w sposób istotny Umowę Powierzenia.
Po rozwiązaniu Umowy Usługodawca zwraca proporcjonalną część wynagrodzenia za niewykorzystaną część opłaconego Okresu Rozliczeniowego, liczoną według dni. Zwrot następuje w terminie 14 dni od rozwiązania Umowy.

Rozwiązanie Umowy powoduje rozwiązanie Umowy Powierzenia. Postępowanie z danymi osobowymi po rozwiązaniu określa Umowa Powierzenia.
Po rozwiązaniu Umowy Usługodawca udostępnia Klientowi eksport danych z Panelu w formacie CSV przez okres 30 dni od dnia rozwiązania. Po upływie tego okresu dane są usuwane zgodnie z Umową Powierzenia.

§ 19. Reklamacje

Klient może złożyć reklamację dotyczącą Usługi w formie dokumentowej na adres jakub@afterbell.pl lub pisemnie na adres siedziby Usługodawcy.
Reklamacja powinna zawierać: oznaczenie Klienta, opis nieprawidłowości, datę lub okres jej wystąpienia oraz żądanie Klienta.
Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i informuje Klienta o wyniku w formie dokumentowej. Jeżeli rozpatrzenie reklamacji wymaga informacji od Klienta, termin biegnie od ich uzupełnienia.
Reklamację dotyczącą rozliczenia gwarancji z § 8 składa się w trybie określonym w § 8 ust. 9 pkt 3.
Reklamacja licznika. Klient może zakwestionować liczbę Obsłużonych Konwersacji (§ 9) albo liczbę Minut Głosowych (§ 10) zaliczonych w danym Okresie Rozliczeniowym w terminie 30 dni od zakończenia tego Okresu. Usługodawca przedstawia wtedy zestawienie pozycji składających się na licznik, z datą, kanałem i identyfikatorem konwersacji lub połączenia. Ciężar wykazania, że dana pozycja podlegała zaliczeniu zgodnie z § 9 albo § 10, spoczywa na Usługodawcy.

§ 20. Zmiana Regulaminu

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Usługi, zmiany po stronie dostawców, o których mowa w § 16 ust. 6, względów bezpieczeństwa, zmiany cennika.
O zmianie Usługodawca informuje Klienta e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, wskazując zakres zmian.
Jeżeli Klient nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć Umowę do dnia wejścia zmiany w życie. Wypowiedzenie jest skuteczne z chwilą doręczenia i nie wiąże się z żadnymi kosztami.
Zmiana wysokości wynagrodzenia nie może dotyczyć Okresu Rozliczeniowego już opłaconego, a wobec Klienta objętego zamrożeniem ceny z § 7 ust. 4, nie może podwyższyć ceny Planu przed upływem okresu zamrożenia. § 7 ust. 4 ma pierwszeństwo przed niniejszym paragrafem.
Zmiana Regulaminu nie może obniżyć Limitów wykupionego Planu ani zmienić sposobu liczenia Obsłużonej Konwersacji (§ 9) lub Minuty Głosowej (§ 10) na niekorzyść Klienta w trakcie trwającej Umowy. Taka zmiana wymaga zgody Klienta wyrażonej w formie dokumentowej.
Brak wypowiedzenia do dnia wejścia zmiany w życie oznacza jej akceptację.

§ 21. Poufność

Strony zobowiązują się zachować w poufności informacje o działalności drugiej Strony uzyskane w związku z Umową, w szczególności Bazę Wiedzy, dane o obrotach, konfigurację Usługi i treść Kryterium.
Obowiązek nie dotyczy informacji publicznie dostępnych, znanych Stronie przed ich otrzymaniem oraz ujawnianych na żądanie uprawnionego organu.
Obowiązek trwa przez czas obowiązywania Umowy i 3 lata po jej rozwiązaniu.
Usługodawca może posługiwać się nazwą i logo Klienta jako referencją wyłącznie po uzyskaniu jego uprzedniej zgody w formie dokumentowej.

§ 22. Wymagania techniczne

Do korzystania z Panelu niezbędne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa z obsługą JavaScript i plików cookies oraz aktywny adres e-mail.
Panel korzysta z plików cookies niezbędnych do jego działania: pliku sesyjnego utrzymującego zalogowanie oraz pliku wskazującego, którego salonu dotyczy widok. Pliki te nie służą analityce ani marketingowi i nie wymagają zgody, ponieważ bez nich Panel nie może działać. Zestawienie znajduje się w pkt 7 Polityki Prywatności.
Do korzystania z Usługi w Kanałach niezbędne są aktywne konta Klienta na odpowiednich platformach oraz udzielenie Usługodawcy niezbędnych uprawnień. W Kanale SMS oraz na potrzeby wiadomości po nieodebranym połączeniu niezbędne jest ponadto Przekierowanie Warunkowe (§ 3 ust. 5).
Zakazane jest dostarczanie przez Klienta treści o charakterze bezprawnym.

§ 23. Postanowienia końcowe

Prawem właściwym dla Umowy i Regulaminu jest prawo polskie.
Sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.

Strony będą dążyć do polubownego rozwiązania sporów przed skierowaniem sprawy do sądu.
Klient nie może przenieść praw i obowiązków z Umowy na osobę trzecią bez zgody Usługodawcy w formie dokumentowej.
Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a Strony zastąpią postanowienie nieważne postanowieniem najbliższym jego celowi gospodarczemu.
W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy Prawo komunikacji elektronicznej, RODO oraz rozporządzenia (UE) 2024/1689.
Załącznikami do Regulaminu są:
Załącznik nr 1: wzór Protokołu Wdrożenia**,
Załącznik nr 2: Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych,
Załącznik nr 3: Polityka Prywatności.

Koniec dokumentu. Projekt do weryfikacji prawnej, nie publikować.